【運(yùn)營技巧】如何運(yùn)營好外包呼叫中心
2017-03-28 09:21
外包型呼叫中心作為目前運(yùn)營效果和市場需求非常良好的一種運(yùn)營模式，除了在提高自身服務(wù)和管理水平上下功夫，還要逐漸明確自身的定位和功能，同時(shí)開拓市場，降低呼叫中心座席的人員流失率。最重要的就是要注重自身的品牌建設(shè)。
第一、有自己的市場定位
目前在國內(nèi)呼叫中心的很多管理者認(rèn)為，外包呼叫中心就是什么業(yè)務(wù)都要做，以至于目前全國各地，大至上千座席外包型呼叫中心也雖然有自己的所長。各呼叫中心的地域不同，背景和資源不同，人員結(jié)構(gòu)也有異，所以各外包型呼叫中心需要根據(jù)自己的特點(diǎn)，確定公司的市場定位。從某種程度上說，定位決定地位。
1. 電信運(yùn)營商：移動(dòng)、電信、聯(lián)通三家電信運(yùn)營商的增值業(yè)務(wù)營銷， 客戶滿意度調(diào)查。外包型呼叫中心可以以電信行業(yè)的外包業(yè)務(wù)為起步業(yè)務(wù)，并在條件許可的情況下，一直堅(jiān)持運(yùn)營。
1） 運(yùn)營管理方面
電信運(yùn)營商熟悉如何處理呼叫和運(yùn)營呼叫中心，而且有的電信運(yùn)營商涉足呼叫中心領(lǐng)域較早，具有多年豐富的話務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)，擁有有專業(yè)水平的活務(wù)人員和管理人員，因而客戶服務(wù)的管理水平相對較高?？梢詮碾娦胚\(yùn)營商處學(xué)習(xí)運(yùn)營管理知識(shí)。
2） 客戶資源方面
電信運(yùn)營商有許多全國統(tǒng)一的特服號(hào)，同時(shí)擁有龐大的用戶群，這些客戶資源可以為企業(yè)提供很多發(fā)展機(jī)會(huì)，同時(shí)企業(yè)在客戶中宣傳自己的業(yè)務(wù)也相對容易。特別是電話營銷的發(fā)展趨勢---數(shù)據(jù)庫營銷，電信運(yùn)營商的客戶資源可以為外包型的呼叫中心提供很好的市場競爭力。所以需要一直堅(jiān)持運(yùn)營。
3） 品牌資源方面
利用電信運(yùn)營商的知名度和品牌效應(yīng)，企業(yè)能夠加強(qiáng)自己的知名度和影響力，從而使企業(yè)獲得更多的客戶群。各運(yùn)營商的客服熱線都有較好的社會(huì)認(rèn)可度。
4） 網(wǎng)絡(luò)資源方面
外包型呼叫中心需要借用電信運(yùn)營商的線路資源
5） 資金實(shí)力方面
電信運(yùn)營商擁有雄厚的資金。外包電信運(yùn)營商的業(yè)務(wù)，可以使外包型呼叫中心有良好的現(xiàn)金流。
2. 政府熱線：12345市長熱線、工業(yè)園區(qū)熱線等
1） 業(yè)務(wù)簡單易操作；
2） 容易爭取政府政策型補(bǔ)貼。
3. 企業(yè)熱線、產(chǎn)品營銷： 企業(yè)客服熱線、企業(yè)產(chǎn)品滿意度調(diào)查、產(chǎn)品營銷（即電子商務(wù)，呼叫中心從成本中心轉(zhuǎn)為利潤中心的一個(gè)發(fā)展趨勢。
4. 保險(xiǎn)業(yè)、金融業(yè)：外包型呼中心的高端業(yè)務(wù)。單個(gè)產(chǎn)值較高，因此稱為效能型業(yè)務(wù)，與電信運(yùn)營商的增值業(yè)務(wù)（效率型）業(yè)務(wù)剛好相反。因涉及到的知識(shí)太專業(yè)以及用戶的普遍認(rèn)可度不高，所以目前還需有較長的時(shí)間發(fā)展。
第二、努力拓展市場
呼叫中心的成長是分階段的，市場的拓展方式也會(huì)隨著企業(yè)處于不同的階段而有所區(qū)別。呼叫中心行業(yè)有個(gè)特點(diǎn)，業(yè)務(wù)承接只與企業(yè)相關(guān)而與個(gè)人客戶無關(guān)，所以類似于媒體廣告之類的宣傳效果不大。一個(gè)新建立的外包型呼叫中心，要讓客戶了解，很大程度要依賴市場人員的辛勤工作，將我信息傳遞給客戶，再將市場的信息帶回給企業(yè)，慢慢積累客戶。
第三、重視品牌建設(shè)
呼叫中心的宣傳方式與其成長階段有關(guān)。在呼叫中心運(yùn)轉(zhuǎn)中，不僅要依靠市場人員打市場，也要進(jìn)行相應(yīng)的品牌建設(shè)。許多呼叫中心都不設(shè)市場部門，即使有也從事的是銷售的職能。外包呼叫中心可以找到許多免費(fèi)的宣傳方式，幫助企業(yè)打出品牌。
第四，降低人員流失率
外包呼叫中心的一大問題就是人員流失率高，許多外包型呼叫中心的人員流失率在70%以上。人員流失帶給企業(yè)的將是成本的提高、業(yè)務(wù)質(zhì)量很難保障。如果沒有一支良好的團(tuán)隊(duì)，很難想象企業(yè)如何能夠維持下去。目前許多外包型呼叫中心管理者一提到降低成本，就想從人員身上動(dòng)腦筋，降低薪酬與福利，這樣做的效果很槽糕，對企業(yè)來說得不償失，短期看確實(shí)降低了成本，可是如果把招聘、培養(yǎng)新人的成本算上，企業(yè)肯定是虧本的。此外，現(xiàn)在年輕人的參與意識(shí)很高，要充分發(fā)揮員工的參與意識(shí)，并營造一個(gè)和諧的工作氛圍。除了事業(yè)留人，還要在感情留人方面下功夫。
1. 完善招聘時(shí)對人員的甄選。
話務(wù)行業(yè)的特殊性決定了話務(wù)員必須具備一定的素質(zhì)才能適應(yīng)，不僅在語音，表達(dá)能力方面有較高的要求，而且在員工心態(tài)方面也要求是能夠承受較大的工作壓力，在職業(yè)興趣方面也與話務(wù)行業(yè)較為吻合等，這些在招聘人員過程中均需要仔細(xì)考慮到。
2. 通過多種渠道緩解員工工作壓力：
1） 完善的績效管理制度、工作流程并及時(shí)給員工相應(yīng)的培訓(xùn)、指導(dǎo)和反饋；提升服務(wù)人員技能，通過針對性的培訓(xùn)，幫助和提升人員對角色的認(rèn)知、掌握必要的工作技巧如：時(shí)間管理、有效溝通等多方面的技能。
2） 通過培訓(xùn)提高全體員工對壓力管理的認(rèn)識(shí)，使其掌握一定的壓力管理技巧；同時(shí)企業(yè)還應(yīng)當(dāng)。
3） 為員工提供適當(dāng)?shù)臏p壓場所，如增設(shè)運(yùn)動(dòng)設(shè)施，娛樂場所等。
3. 提高員工滿意度，增強(qiáng)員工的歸屬感。
1） 定期的員工滿意度調(diào)查，及時(shí)了解員工的心理動(dòng)態(tài)，包括對公司的最新看法、意見和建議，以及工作狀態(tài)、工作情緒、個(gè)人生活問題等，并在第一時(shí)間對調(diào)查結(jié)果作出反饋。
2） 公司的人文關(guān)懷。除了正常的節(jié)日關(guān)懷慰問外，還要體現(xiàn)在話務(wù)員的醫(yī)療保健方面。話務(wù)行業(yè)時(shí)一種比較特殊的行業(yè)，話務(wù)員每天至少要處理客戶兩、三百個(gè)電話，長此以往容易使話務(wù)員產(chǎn)生咽喉方面的疾病，根據(jù)本人對部分話務(wù)員的休假情況的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，發(fā)現(xiàn)將近50％的病因?yàn)檠屎聿?。因此，完善員工的醫(yī)療保健，并定期組織開展體檢，從長遠(yuǎn)出發(fā)提高員工的整體健康水平，也是體現(xiàn)公司人文關(guān)懷的一項(xiàng)重要因素。
4. 為一線話務(wù)員提供職業(yè)生涯規(guī)劃
由于部分呼叫中心缺乏對人員的能力開發(fā)和個(gè)人發(fā)展指導(dǎo)，呼叫中心內(nèi)部一線服務(wù)人員多處于迷茫狀態(tài)，無法定位自己的工作目標(biāo)，也給他們帶來工作不確定性的壓力。通過建立呼叫中心內(nèi)部工作人員職業(yè)生涯規(guī)劃，根據(jù)話務(wù)員各自的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行有針對性的指導(dǎo)和培訓(xùn)，幫助員工能夠清晰客觀的認(rèn)識(shí)自己，拋棄不切實(shí)際的期望值太高的目標(biāo)，使員工站在最合適的定位上，處于一個(gè)最佳的平衡狀態(tài)，既不會(huì)因?yàn)槎ㄎ贿^高而面臨過度壓力，也不會(huì)因?yàn)槎ㄎ贿^低而面臨匱乏壓力。
5. 進(jìn)行有技巧的離職面談。
如果流失員工有一半人是主動(dòng)辭職的，是否意味著呼叫中心的基礎(chǔ)管理工作出了問題。再進(jìn)一步，如果員工的流失總是因?yàn)閷艚兄行恼w工作氛圍的厭倦而產(chǎn)生的，是否意味著我們在管理方式、人事政策、培訓(xùn)、文化建設(shè)等方面存在需要改進(jìn)和加強(qiáng)的地方。這些信息獲得的主要途徑是通過員工離職面談。了解員工離職的真正原因，并根據(jù)這些原因制定相關(guān)改善措施。
6. 加強(qiáng)員工的情緒管理，調(diào)整員工的工作心態(tài)。
高昂的、正面的情緒可以使員工積極向上，低迷的、負(fù)面的情緒會(huì)使員工缺乏工作動(dòng)力。因此，進(jìn)行員工情緒管理，培養(yǎng)員工形成積極良好的工作心態(tài)對員工的工作心態(tài)是十分必要的。這也要求一線班長對本組員的情緒變化需具備敏銳的洞察力，可以通過員工面談，積極的輔導(dǎo)方式對員工的情緒進(jìn)行有效管理。加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)，開展各種團(tuán)隊(duì)拓展活動(dòng)也是調(diào)控情緒的一種有效的方式。
第五、不要禁錮管理者的思維
目前，不斷有電信等自建的呼叫中心將一部分座席外包出來，轉(zhuǎn)做外包呼叫中心。除了做外包業(yè)務(wù)，外包呼叫中心為什么不能有自己的主營業(yè)務(wù)呢？與自建呼叫中心相比，外包呼叫中心在運(yùn)營經(jīng)驗(yàn)方面、對不同業(yè)務(wù)的理解方面以及市場的敏感度方面都要略勝一籌，許多業(yè)務(wù)模式我們也可以做，外包呼叫中心如果利用這些優(yōu)勢，找到自己可以承擔(dān)的業(yè)務(wù)，無論是人員還是資金方面，都可以有所保障。
第六、重視資源的利用與整合
資源整合是許多企業(yè)成功的“秘訣”之一。呼叫中心不僅是企業(yè)與客戶聯(lián)系的紐帶，還是一個(gè)數(shù)據(jù)中心、信息中心。由于外包呼叫中心為不同行業(yè)的不同企業(yè)服務(wù)，所以更是一個(gè)大的信息平臺(tái)，里面包含了許多潛在的價(jià)值。如何利用好這些資源，也應(yīng)該是外包呼叫中心的管理者要考慮的問題?？梢酝晟七\(yùn)營商的客戶數(shù)據(jù)庫，以利于數(shù)據(jù)庫營銷。
